Akte van overlijden aanvragen: zo werkt het

De akte van overlijden is een van de belangrijkste documenten die je na een overlijden nodig hebt. Banken, verzekeraars en instanties vragen erom voordat ze iets voor je kunnen regelen. Gelukkig hoef je er zelf weinig voor te doen: in de meeste gevallen regelt de uitvaartondernemer het voor je. In dit artikel leggen we rustig uit wat de akte is, waarvoor je hem gebruikt en hoe je genoeg exemplaren krijgt.

Het helpt om het verschil te kennen tussen twee documenten die vaak worden verward: de verklaring van overlijden en de akte van overlijden. Dat verschil bepaalt namelijk wie wat opstelt en wanneer.

Verklaring versus akte van overlijden

De verklaring van overlijden is een medisch document. De arts die het overlijden vaststelt, maakt deze op. Hij bevestigt dát en waaraan iemand is overleden.
De akte van overlijden is een juridisch document. De gemeente maakt deze op nadat het overlijden is aangegeven. Dit is het bewijsstuk dat je bij instanties gebruikt.

Kort gezegd: de arts levert de verklaring, de gemeente geeft de akte. Zonder de verklaring van de arts kan de gemeente de akte niet opmaken.

Hoe komt de akte tot stand?

De uitvaartondernemer doet aangifte van overlijden bij de gemeente waar de persoon is overleden, meestal binnen ongeveer zes werkdagen en vóór de begrafenis of crematie. De ambtenaar van de burgerlijke stand maakt daarop de akte van overlijden op en registreert het overlijden in de Basisregistratie Personen (BRP). Vanuit die registratie worden automatisch onder meer de Belastingdienst, de SVB, het UWV en aangesloten pensioenfondsen geïnformeerd — zie overlijden melden.

Je kunt de aangifte ook zelf doen als je (een deel van) de uitvaart in eigen beheer regelt. In de praktijk laat vrijwel iedereen dit aan de uitvaartondernemer over.

Waarvoor heb je de akte nodig?

Je gebruikt de akte (of een gewaarmerkt afschrift ervan) onder meer bij:

Banken, om rekeningen en de betaalpas te regelen — zie bankzaken regelen na overlijden
Verzekeraars, bij het melden van een overlijden of het claimen van een uitkering
De uitvaartverzekeraar
Een notaris, bij het opstellen van een verklaring van erfrecht — zie verklaring van erfrecht
Pensioenverzekeraars die niet automatisch bericht krijgen

Hoeveel afschriften heb je nodig?

Vraag bij de uitvaartondernemer meteen meerdere gewaarmerkte afschriften aan. Reken op vijf tot tien exemplaren: veel instanties willen een eigen exemplaar in hun dossier houden. Maak daarnaast een scan of foto van de akte, zodat je digitaal ook iets bij de hand hebt voor meldingen die online kunnen.

Kom je later toch afschriften tekort? Dan kun je die opnieuw aanvragen bij de gemeente waar het overlijden is geregistreerd, meestal online of aan de balie. Er zijn wel legeskosten aan verbonden, dus het is voordeliger om in één keer genoeg aan te vragen.

Waar vraag je later extra afschriften aan?

Extra gewaarmerkte afschriften vraag je aan bij de gemeente van overlijden — dat is de gemeente waar de persoon is overleden, niet per se waar hij woonde. Veel gemeenten bieden dit online aan met DigiD. Je ontvangt het afschrift dan per post.

Handig om te weten

Bewaar de originele akte en de afschriften op een veilige plek, samen met de andere belangrijke papieren.
Houd bij welke instantie welk afschrift heeft gekregen, zodat je overzicht houdt. De checklist na overlijden helpt daarbij.
Sommige instanties nemen genoegen met een scan of kopie; andere willen een gewaarmerkt afschrift. Vraag ernaar voordat je een origineel opstuurt.

De akte in het buitenland gebruiken

Woonde of overleed de persoon (deels) in het buitenland, of zijn er bezittingen over de grens, dan kan een gewone akte niet altijd volstaan. Voor gebruik in het buitenland is soms een internationaal uittreksel of een apostille nodig, waarmee de akte in andere landen wordt erkend. De gemeente kan je vertellen welke vorm je nodig hebt. Dit speelt lang niet altijd, maar het is goed om te weten dat het bestaat als er een internationale component is.

Bewaren en ordenen

De akte van overlijden hoort bij de belangrijke papieren die je nog een tijd nodig kunt hebben: bij de nalatenschap, de aangifte erfbelasting en soms nog jaren later. Bewaar de originele akte en de afschriften op een vaste, veilige plek, samen met het testament, de verzekeringspolissen en een overzicht van de bankzaken. Een eenvoudige map of digitale bewaarplek voorkomt dat je later hoeft te zoeken. Zo houd je grip, ook als de afwikkeling langer duurt.

Kopie, uittreksel of gewaarmerkt afschrift?

Instanties vragen niet altijd om hetzelfde. Soms volstaat een gewone kopie of scan, soms is een gewaarmerkt afschrift nodig — een door de gemeente gewaarmerkt exemplaar dat als officieel bewijs geldt. Er bestaat daarnaast een uittreksel uit de overlijdensakte, dat alleen de kerngegevens bevat. Vraag bij de betreffende instantie na welke vorm zij nodig hebben voordat je een origineel opstuurt. Zo houd je je gewaarmerkte afschriften over voor de partijen die er echt om vragen.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een verklaring en een akte van overlijden?

De verklaring van overlijden is medisch en wordt door de arts opgemaakt. De akte van overlijden is juridisch en wordt door de gemeente afgegeven na de aangifte. Bij instanties gebruik je de akte.

Hoeveel afschriften van de akte heb ik nodig?

Reken op vijf tot tien gewaarmerkte afschriften, want veel instanties willen een eigen exemplaar. Maak daarnaast een scan voor eigen gebruik en online meldingen.

Waar vraag ik later extra afschriften aan?

Bij de gemeente waar het overlijden is geregistreerd — de gemeente van overlijden. Vaak kan dat online met DigiD; er zijn wel legeskosten aan verbonden.

Moet ik zelf aangifte van overlijden doen?

Meestal niet. De uitvaartondernemer doet de aangifte bij de gemeente voor je. Regel je de uitvaart deels zelf, dan kun je de aangifte ook zelf doen.

WatNuRegelen.nl biedt onafhankelijke, feitelijke informatie voor nabestaanden. Raadpleeg bij twijfel een deskundige.